El detalle normativo de la facturación se recoge en el Reglamento de facturación. Consulta la información actualizada en la Agencia Tributaria.
Qué debe incluir toda factura
Con independencia del programa o plantilla que uses, una factura completa debe llevar:
- Número y, en su caso, serie, correlativo dentro del ejercicio.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: qué se ha vendido o el servicio prestado.
- Base imponible, el tipo de IVA aplicado y la cuota resultante.
- Si corresponde, la retención de IRPF (habitual en servicios profesionales a empresas).
- Importe total de la factura.
Factura completa vs. factura simplificada
La factura simplificada (heredera del antiguo tique) se permite para determinadas operaciones de importe reducido y no exige los datos fiscales completos del cliente, aunque sí debe incluir tus datos y el desglose de IVA.
La factura completa es obligatoria en operaciones entre empresas o profesionales, y en cualquier caso en que el cliente la solicite para poder deducirse el IVA soportado.
Si facturas a otra empresa o autónomo, emite siempre factura completa. Si vendes a particulares y el importe es reducido, la simplificada suele bastar.
Numeración y series
La numeración debe ser correlativa dentro de cada ejercicio, sin saltos ni duplicados. Puedes utilizar series distintas para diferenciar, por ejemplo, facturas a particulares y a empresas, o distintas líneas de negocio, siempre que cada serie mantenga su propia correlatividad.
La retención de IRPF en tus facturas
Si eres un profesional (no todas las actividades económicas tienen esta obligación) y facturas a una empresa o a otro autónomo, debes aplicar una retención de IRPF sobre la base imponible, que el cliente ingresará a cuenta de tu IRPF. Esa retención se resta del importe que cobras, pero luego se descuenta de tu declaración anual y de tus pagos fraccionados (ver el modelo 130).
Existe un tipo reducido para nuevos autónomos durante los primeros años de actividad, frente al tipo general. Si vendes bienes o facturas a particulares, generalmente no aplicas retención.
Hacia la facturación electrónica obligatoria
España avanza hacia un modelo de facturación electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, derivado de la Ley Crea y Crece y del desarrollo del sistema Veri*Factu de la Agencia Tributaria, que busca que los programas de facturación remitan la información de forma prácticamente inmediata a Hacienda.
El calendario de implantación y los plazos concretos se han ido ajustando por fases según el tamaño de la empresa, por lo que conviene revisar el estado vigente en la Agencia Tributaria y, si usas un programa de facturación, comprobar que sea compatible.
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas
Como referencia general, se recomienda conservar las facturas emitidas y recibidas, junto con su documentación de soporte, durante al menos 4 años, que es el plazo habitual de prescripción en materia fiscal. En determinados casos (por ejemplo, bienes de inversión) puede convenir un plazo mayor.
Numera de forma correlativa, incluye todos los datos obligatorios, aplica la retención si te corresponde y guarda copia de cada factura durante varios años.
Preguntas frecuentes sobre facturación
¿Qué debe llevar obligatoriamente una factura?
Número y serie, fecha de expedición, datos fiscales completos de emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si procede, e importe total.
¿Cuál es la diferencia entre factura completa y simplificada?
La simplificada se permite para importes reducidos y no exige los datos fiscales completos del receptor. La completa es obligatoria entre empresas o cuando el cliente la necesita para deducirse el IVA.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?
Como referencia, al menos 4 años, el plazo habitual de prescripción fiscal, aunque en algunos casos conviene conservarlas más tiempo.
Esta guía es divulgativa y no sustituye el asesoramiento de una gestoría. La normativa de facturación electrónica está en desarrollo: confirma siempre el estado vigente.